Quản lý hàng hóa theo QRCode/Barcode
Đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đánh giá chất lượng cũng như quản lý hàng hóa của Intershop
Barcode/QRCode là gì? Barcode/QRCode đã không còn là khái niệm quá xa lạ. Vậy trên thực tế ý nghĩa của Barcode/QRCode là gì đâu là cách để quản lý hàng hóa với Barcode/QRCode một cách hiệu quả nhất?
1. Barcode là gì?
Barcode còn được hiểu là mã vạch, bao gồm các đường trắng đen song song và có kích thước khác nhau. Khi quét mã vạch bằng các thiết bị bán hàng như máy quét/ máy đọc mã vạch, bạn sẽ nhận được các thông tin về sản phẩm.
2.QR Code (Quick Response)
QR Code đã không còn là khái niệm quá xa lạ, đặc biệt là trong các hoạt động tiếp thị quảng cáo, thương hiệu, thanh toán hay các chương trình ưu đãi,... Mã QRCode mang đến nhiều ưu điểm như kích thước đa dạng, khả năng đọc dữ liệu nhanh cũng như hỗ trợ mã hóa 4 chế độ và ít bị lỗi.
3. Vai trò của BarCode hoặc QRCode là gì đối với hoạt động kinh doanh
Đối với các cửa hàng kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh bán lẻ, quản lý hàng hóa về số lượng, giá cả luôn là thử thách ngay cả với những nhân viên lâu năm. Việc quản lý mã vạch sẽ là yếu tố giúp cửa hàng của bạn có thể tối ưu quy trình quản lý và không phải ghi nhớ quá nhiều.
Đặc biệt, BarCode hoặc QRCode đóng vai trò tương đối quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình quản lý thông tin hàng hóa, đơn vị hay hãng sản xuất đánh giá hàng hóa chính hãng.
Nếu cửa hàng của bạn kết nối các thiết bị bán hàng với phần mềm quản lý bán hàng thì giá cả, tên sản phẩm sẽ được tự động chuyển sang hệ thống, hiển thị trên màn hình bán hàng và hóa đơn. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo chính xác tuyệt đối trong quá trình thanh toán cũng như bán hàng dễ dàng không cần nhớ giá.
Đối với quản lý kho và hàng hóa, BarCode hoặc QRCode cũng đóng vai trò không hề nhỏ giúp quá trình kiểm kho trở nên dễ dàng hơn. Theo dõi chính xác khả năng tiêu thụ và tồn kho của từng sản phẩm dựa trên báo cáo kho và báo cáo bán hàng trên các phần mềm quản lý.
4. Cách quản lý hàng hóa, kho hàng dễ dàng với Barcode là gì?
Hiện nay, có 2 cách tạo và dán Barcode để quản lý kho và hàng hóa dễ dàng hơn:
Cách 1: Mỗi sản phẩm có mã vạch khác nhau, Barcode sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và được đánh số theo thứ tự tăng dần với các sản phẩm cùng loại. Phương pháp này sẽ làm tăng số lượng Barcode cần quản lý, tuy nhiên lại có thể giúp quản lý thông tin sản phẩm một cách chính xác nhất.
Cách 2: Các sản phẩm cùng loại trong 1 lô hàng sẽ có mã Barcode giống nhau và được đánh phân biệt giữa các lô hàng cũng như loại sản phẩm. Theo cách dán nhãn này, thông tin về sản phẩm vẫn sẽ được tìm thấy tuy nhiên lại đi theo lô hàng.
Nếu lô hàng đó không xuất hết hay xuất cho 2 khách hàng khác nhau thì khó để phân biệt được sản phẩm nào đã được phân phối cho khách hàng nào.
Hiện nay, các nhà cung cấp đang dán Barcode theo cách 1. Mặc dù điều này được đánh giá là tương đối phức tạp, tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ, đây không còn là vấn đề quá khó khăn với các giải pháp quản lý kho bằng mã vạch ở các phần mềm quản lý bán hàng.
Với hệ thống nhà thuốc tại Intershop (Victoria, Nhị Trưng...), công ty đang lựa chọn các phương thức quản lý hàng hóa theo BarCode, thuốc được phân như theo lô - hạn sử dụng để đảm bảo sự thuận tiện và chính xác tuyệt đối trong quản lý hàng hóa.
Cùng với đó cũng có thể quản lý kho theo một quy trình rõ ràng trên hệ thống Intershop:
Nhập kho: Máy quét mã vạch sẽ đọc mã vạch trên từng lô hàng nhập và tự động đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập với các thông tin cần quản lý liên quan đến lô hàng.
Xuất kho: Tương tự như hoạt động nhập kho, chủ kinh doanh và nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dễ dàng bằng các thiết bị đọc mã vạch thông minh. Đồng thời, hệ thống sẽ tự động ghi nhận hoạt động xuất kho với các thông tin như ngày xuất, chi tiết đơn xuất, người nhận, công nợ,...
Kiểm kho: Quản lý hàng hóa và kiểm kho luôn là vấn đề đặc biệt đau đầu với các nhà quản lý, nhất là cửa hàng thuốc/ quầy thuốc.
5. Cách quản lý hàng hóa, kho hàng với QRCode là gì
Tương tự như cách quản lý hàng hóa theo BarCode, hiện tại công ty đang sử dụng cách quản lý QRCode đối với các sản phẩm được bán ra tại Intershop.
Mỗi sản phẩm sẽ có 1 mã QRCode khác nhau và được quản lý từ thời điểm làm hàng thành phẩm.
Xem thêm Quy trình làm hàng thành phẩm
Quản lý kho bằng QR Code là một phương pháp quản lý kho được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay bởi tính tiện dụng cao. Không chỉ giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí mà còn giúp cho các doanh nghiệp vẫn đảm bảo được tối đa hiệu quả quản lý kho
Ưu điểm lớn nhất việc quản lý kho hàng bằng mã vạch là có thể thu thập được nhiều thông tin từ một lần quét đơn giản. Một mã vạch tiêu chuẩn lưu trữ khoảng 25 ký tự.
Mặt khác, QRCode có thể chứa số lượng ký tự nhiều hơn 100 lần. Thông tin cũng được mã hóa nhờ đó có thể tạo ra được một hệ thống quản lý an toàn hơn. QRCode tích hợp đến 3 cấp độ phát hiện lỗi. Do đó sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện ra những lỗi nhỏ hơn.
Nhược điểm của việc sử dụng mã QRCode đó là mã vạch cần phải được giữ nguyên vẹn, ít nhất là 70%. Nếu nhãn dán hoặc bản in bị rách, bẩn hoặc được làm không đúng cách, nó sẽ không thể sử dụng được.
6. Lợi ích khi dùng QRCode để quản lý kho
Trong thời đại hiện nay, việc quản lý nhà kho càng hiệu quả càng hỗ trợ tối ưu hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên, ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến phương thức quản lý kho bằng QRCode nhờ những lý do sau:
Tự động khi tạo phiếu nhập/xuất kho: Khi quét mã QRCode được in trên sản phẩm, ngay sau đó số lượng nhập/xuất kho sẽ được tích vào máy và gửi về phần mềm tự động lập phiếu nhập/xuất kho. Nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ bớt phần nào việc sai sót.
Cấp trên dễ dàng quản lý thông tin sản phẩm: Khi các hoạt động thủ thông được chuyển sang tự động thì bất kỳ sai sót hay vấn đề nào xảy ra cũng dược được cập nhật ngay tại thời điểm đó.
Dễ dàng đưa ra các chính sách hoặc điều chỉnh phù hợp.
Tiết kiệm thời gian: Nhân viên sẽ không cần mất nhiều thời gian để định vị được vị trí của hàng hóa trong kho. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp hạn chế việc bị mất hay thất thoát hàng hóa. Thông qua đó doanh nghiệp sẽ có thể quản lý được nhiều vị trí khác nhau của kho.
Doanh nghiệp chủ động trong sản xuất: Khi quản lý kho bằng QRCode, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt được rõ tình trạng hàng hóa ở trong kho. Qua đó doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc sản xuất để tránh gây ra tình trạng hàng tồn hoặc thiếu hàng hóa.
Giảm chi phí hoạt động doanh nghiệp: Chi phí luôn là vấn đề nhức nhối được quan tâm hàng đầu tại mỗi doanh nghiệp. Việc cắt giảm được chi phí hoạt động sẽ góp phần giúp tăng hiệu quả vốn lưu động. Qua đó hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp sẽ được tăng lên. Vậy nên lý kho hàng bằng mã vạch rất được ưa chuộng tại các doanh nghiệp.
Báo cáo doanh thu: Quản lý kho bằng QRCode còn giúp doanh nghiệp nắm rõ được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào đem lại doanh thu cao/thấp,...
Không lo lắng bị mất thông tin: Được sử dụng bởi công nghệ điện toán đám mây hiện đại, tất cả dữ liệu sản phẩm đều sẽ được lưu trữ trên máy chủ. Do đó doanh nghiệp không cần lo lắng bị hỏng hay virus khi quản lý kho bằng mã vạch.
Last updated